就職活動や転職活動において、履歴書をメールで送る機会は多くありますよね。「履歴書をメールで送るって、どうすればいいの？」「どんなことに気を付ければいいの？」と、疑問に思っている方もいるのではないでしょうか。この記事では、履歴書をメールで送る方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
1. 履歴書の作成と準備
まず、履歴書を作成し、メールで送れるように準備しましょう。
- 履歴書の形式: 履歴書は、WordやExcelで作成するか、Webサイトのテンプレートを利用することが一般的です。PDF形式で保存すると、相手側の環境に左右されず、レイアウト崩れを防ぐことができます。
- ファイル形式: PDF形式で保存するのがおすすめです。WordやExcel形式で送る場合は、相手の環境によっては文字化けやレイアウト崩れが発生する可能性があります。
- ファイル名: ファイル名は、「氏名_履歴書」のように、自分の名前がわかるようにすると、相手に親切です。例:「山田太郎_履歴書.pdf」
2. メール本文の作成
メール本文は、丁寧な言葉遣いを心がけ、失礼のないように作成しましょう。
- 件名: 件名は「履歴書送付の件」や「〇〇（会社名）採用ご担当者様」のように、内容がわかるように記載します。
- 宛名: 会社名や部署名、担当者の氏名がわかる場合は、正確に記載します。「採用ご担当者様」のように、役職名で宛名を書くことも可能です。
- 挨拶: 挨拶文から始め、自分の名前と連絡先を記載します。
- 本文: 履歴書を送付する旨と、添付ファイルについて説明します。
- 締めの言葉: 面接の機会を伺う旨や、よろしくお願いいたします、などの言葉で締めくくります。
例文:
件名：履歴書送付の件
〇〇株式会社 採用ご担当者様
いつもお世話になっております。
〇〇（氏名）と申します。
この度は、貴社〇〇（募集職種名）の募集を拝見し、応募させていただきます。
つきましては、履歴書を添付いたしましたので、ご査収ください。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収の上、ご検討いただけますと幸いです。
まずは略儀ながら、メールにて失礼いたします。
氏名：〇〇（氏名）
連絡先：〇〇（電話番号）
メールアドレス：〇〇（メールアドレス）
3. 送信前の最終確認
送信前に、以下の点を必ず確認しましょう。
- 添付ファイルの確認: 履歴書が正しく添付されているか、ファイル名に誤りがないかを確認します。
- 宛先と件名の確認: 宛先に誤りがないか、件名が適切かどうかを確認します。
- 誤字脱字のチェック: 誤字脱字がないか、丁寧な言葉遣いになっているかを確認します。
- 送信テスト: 自分宛にメールを送信し、添付ファイルが開けるか、レイアウトが崩れていないかを確認しておくと安心です。
注意点・コツ
- 返信期限: 企業から返信期限が指定されている場合は、必ずそれに従いましょう。
- 迷惑メールフォルダ: 相手にメールが届いていない可能性も考慮し、返信がない場合は、電話で確認することも検討しましょう。
- セキュリティ: 不特定多数にメールを送る場合は、BCCで送信しましょう。
まとめ
履歴書をメールで送ることは、就職・転職活動における基本的なステップです。今回紹介した方法と注意点を参考に、丁寧に準備することで、好印象を与えることができます。自信を持って、積極的に応募しましょう。