エクセルをPDFに変換する方法について解説します。
「エクセルで作成した書類をPDF形式で保存したいけど、どうすればいいの？」そう感じている方も多いのではないでしょうか。PDF形式に変換することで、相手にファイルが正しく表示されるようにしたり、編集をされないように保護したりすることができます。今回は、初心者の方でも簡単にできる、エクセルをPDFに変換する方法をいくつかご紹介します。
方法1：エクセルの「名前を付けて保存」機能を使う
最も簡単な方法は、エクセルに標準で搭載されている「名前を付けて保存」機能を使うことです。
- エクセルファイルを開きます。
- 「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
- 保存場所を指定し、「ファイルの種類」のドロップダウンメニューから「PDF (*.pdf)」を選択します。
- 必要に応じて「最適化」オプションで画質などを調整し、「保存」ボタンをクリックします。
これで、エクセルファイルがPDF形式で保存されます。
方法2：エクセル内蔵の「PDF/XPSとして発行」機能を利用する
エクセルのバージョンによっては、「PDF/XPSとして発行」という機能が利用できます。
- エクセルファイルを開きます。
- 「ファイル」タブをクリックし、「エクスポート」を選択します。
- 「PDF/XPSドキュメントの作成」をクリックします。
- 保存場所を指定し、「オプション」でPDF形式の設定を行います。
- 「発行」ボタンをクリックします。
この方法でも、手軽にエクセルをPDFに変換できます。
方法3：オンラインの変換ツールを利用する
インターネット上には、無料でエクセルファイルをPDFに変換できるオンラインツールが数多く存在します。
- 検索エンジンで「エクセル PDF 変換」などのキーワードで検索します。
- 信頼できるオンライン変換ツールを選びます。（セキュリティに注意してください。）
- 指示に従ってエクセルファイルをアップロードします。
- 変換されたPDFファイルをダウンロードします。
この方法は、エクセルがインストールされていない環境でも利用できるため便利です。
注意点・コツ
- フォントについて: PDFに変換する際に、使用しているフォントが相手の環境にない場合、文字化けが発生することがあります。できるだけ標準的なフォントを使用し、必要に応じてフォントの埋め込み設定を行うと良いでしょう。
- ファイルサイズ: 画像を多く使用している場合、PDFファイルのサイズが大きくなることがあります。画質を調整したり、画像の圧縮を行ったりすることで、ファイルサイズを小さくすることができます。
- セキュリティ: オンライン変換ツールを利用する際は、個人情報や重要な情報が含まれるファイルは避けるなど、セキュリティに十分注意してください。
まとめ
今回は、エクセルをPDFに変換する3つの方法をご紹介しました。それぞれの方法にはメリットとデメリットがありますので、ご自身の状況に合わせて最適な方法を選んでください。これらの方法を参考に、エクセルファイルをPDF形式で安全に共有し、有効活用しましょう。