「エクセル を メール で 送る 方法」について解説します。
毎日、仕事や学校でエクセルファイルをやり取りする機会は多いですよね。大切なデータが入ったエクセルファイルを、相手に確実に送りたいけれど、どのようにすれば良いのか悩む方もいるかもしれません。この記事では、初心者の方でも簡単にエクセルファイルをメールで送る方法を、画像付きで分かりやすく解説します。
1. Outlookなどのメールソフトから送る方法
最も一般的な方法です。Outlookなどのメールソフトを開き、宛先、件名、本文を入力後、添付ファイルとしてエクセルファイルを追加します。
- メールソフトを起動し、「新規作成」をクリックします。
- 宛先（相手のメールアドレス）を入力します。
- 件名（「〇〇の資料」「〇〇報告書」など、内容がわかるように）を入力します。
- 本文（挨拶や内容の説明など）を入力します。
- 「添付ファイル」のアイコンをクリックし、送りたいエクセルファイルを選択します。
- 「送信」ボタンをクリックして完了です。
2. Webメールから送る方法（Gmail、Yahoo!メールなど）
GmailやYahoo!メールなどのWebメールでも、同様の手順でエクセルファイルを送ることができます。
- Webメールにログインし、「作成」ボタンをクリックします。
- 宛先を入力します。
- 件名を入力します。
- 本文を入力します。
- 添付ファイルのアイコンをクリックし、エクセルファイルを選択します。
- 「送信」ボタンをクリックして完了です。
3. ファイルを圧縮して送る方法
ファイルサイズが大きい場合や、セキュリティ上の理由でファイルを圧縮して送ることもあります。エクセルファイルを圧縮（ZIP形式など）することで、ファイルサイズを小さくし、送信時間を短縮できます。また、パスワードを設定してセキュリティを強化することも可能です。
- エクセルファイルを右クリックし、「送る」→「圧縮 (zip 形式) フォルダ」を選択します。
- 圧縮されたZIPファイルが作成されます。
- 上記1または2の方法で、ZIPファイルを添付してメールを送信します。
注意点・コツ
- ファイルサイズ: 添付ファイルのサイズには、メールサービスごとに上限があります。ファイルサイズが大きい場合は、圧縮するか、クラウドストレージサービス（Google Drive、Dropboxなど）を利用して、URLをメールで送る方法も検討しましょう。
- ファイル名: 相手がファイルを開きやすいように、ファイル名を分かりやすく付けましょう（例：「〇〇_資料_20231027.xlsx」）。
- 確認: メール送信後、相手に「ファイルが届きましたか？」と確認の連絡をすると、より確実です。
- セキュリティ: 機密性の高いファイルは、パスワード付きのZIPファイルで送るなど、セキュリティ対策を行いましょう。
まとめ
この記事では、エクセルファイルをメールで送る基本的な方法を3つご紹介しました。これらの方法を参考に、スムーズにエクセルファイルをやり取りしてください。状況に応じて、ファイルサイズやセキュリティにも配慮し、相手に親切なメールを心がけましょう。