日々の業務やプライベートで、Google スプレッドシートを活用されている方は多いのではないでしょうか。しかし、「作成したスプレッドシートを他の人と共有したいけど、やり方がわからない…」「共有方法は知っているけど、正しくできているか不安…」と感じることはありませんか？
この記事では、初心者の方でも簡単に理解できるよう、Google スプレッドシートの共有方法をわかりやすく解説します。チームでの共同作業や情報共有をスムーズに進めるために、ぜひ役立ててください。
1. 相手を招待して共有する方法
最も基本的な方法です。
- スプレッドシートを開き、「共有」ボタンをクリック: Google スプレッドシートを開き、右上にある「共有」ボタンをクリックします。
- 相手のメールアドレスを入力: 共有したい相手のメールアドレスを入力します。複数の人に共有する場合は、メールアドレスをカンマで区切って入力できます。
- 権限を設定: メールアドレスの下にあるドロップダウンメニューで、相手に付与する権限を選択します。「閲覧者」「コメント可」「編集者」の3つの権限があります。
- 閲覧者: スプレッドシートを閲覧できますが、編集はできません。
- コメント可: スプレッドシートを閲覧でき、コメントを追加できます。
- 編集者: スプレッドシートを閲覧・編集できます。共同で作業する場合などに適しています。
- メッセージを追加 (任意): 共有メールに表示されるメッセージを記述できます。
- 「送信」をクリック: 設定が完了したら、「送信」ボタンをクリックします。
2. リンクで共有する方法
特定の人だけでなく、不特定多数の人に簡単に共有したい場合に便利です。
- スプレッドシートを開き、「共有」ボタンをクリック: 前述と同様です。
- 「リンクを取得」をクリック: 画面下部の「リンクを取得」をクリックします。
- 権限を設定: リンクの権限を設定します。「制限付き」のままだと、共有相手は指定された人だけです。ドロップダウンメニューをクリックし、適切な権限を選択します。
- 制限付き: 指定したユーザーのみ
- リンクを知っている全員: 閲覧・編集・コメント権限を設定可能
- 特定のグループ: Google Workspace を利用している場合に表示されるオプション
- リンクをコピー: 設定が完了したら、表示されているリンクをコピーして、共有したい相手に送ります。
3. ファイルをダウンロードして共有する方法
スプレッドシートを PDF や Excel ファイルとしてダウンロードし、メールやチャットで共有する方法です。
- スプレッドシートを開き、「ファイル」>「ダウンロード」をクリック: Google スプレッドシートを開き、画面上部の「ファイル」をクリックし、「ダウンロード」を選択します。
- ファイル形式を選択: ダウンロードしたいファイル形式（例：Microsoft Excel (.xlsx), PDF）を選択します。
- ダウンロード: 選択した形式でファイルがダウンロードされます。
- 共有: ダウンロードしたファイルを、メールやチャットなどで共有します。
注意点・コツ
- 権限の確認: 共有する前に、相手に適切な権限が付与されているか確認しましょう。誤った権限設定は、意図しない情報漏洩につながる可能性があります。
- プライバシー設定: スプレッドシートに個人情報や機密情報が含まれる場合は、共有相手を慎重に選び、必要最低限の範囲で共有しましょう。
- コメント機能を活用: 共同作業を行う際は、コメント機能を活用すると、スムーズなコミュニケーションが可能です。
- 定期的な確認: 共有設定は、必要に応じて見直しを行いましょう。不要になった共有設定は解除することで、情報漏洩のリスクを低減できます。
まとめ
この記事では、Google スプレッドシートの基本的な共有方法を3つご紹介しました。これらの方法を使いこなすことで、チーム内でのスムーズな情報共有や共同作業が可能になります。状況に合わせて適切な方法を選択し、効率的に Google スプレッドシートを活用しましょう。