「google ドキュメント 共有 方法」まとめ：初心者でもわかる簡単ステップ！
Googleドキュメントを使って、資料作成や共同作業をスムーズに進めたいけれど、「google ドキュメント 共有 方法」がよくわからない…そんな悩みをお持ちの方はいませんか？ 大丈夫です！ 今回は、Googleドキュメントを簡単に共有できる3つの方法と、共有時の注意点、そして便利なコツをわかりやすく解説します。 誰でもすぐに実践できるステップばかりなので、ぜひ参考にしてくださいね！
1. 相手を招待して共有する方法
最も基本的な方法です。
- ドキュメントを開き、「共有」ボタンをクリック: Googleドキュメントを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 相手のメールアドレスを入力: 共有したい相手のGmailアドレスを入力します。複数の相手に同時に共有することも可能です。
- 権限を設定: 相手に付与する権限（編集者、コメント可、閲覧者）を選択します。 編集者はドキュメントの編集が可能、コメント可はコメントの追加が可能、閲覧者はドキュメントの閲覧のみ可能です。
- 「送信」をクリック: 入力と権限の設定が完了したら、「送信」ボタンをクリックします。 相手にはドキュメントへの招待メールが届きます。
2. リンクを使って共有する方法
特定の相手に限定せず、多くの人に共有したい場合に便利です。
- 「共有」ボタンをクリック: 前述の方法と同様に、ドキュメントの「共有」ボタンをクリックします。
- 「リンクを取得」をクリック: 「アクセス権を持つユーザー」の欄の下にある「リンクを取得」をクリックします。
- リンクの権限を設定: 「リンクを知っている全員」や「制限付き」など、誰がアクセスできるかを設定します。「リンクを知っている全員」に設定すると、リンクを知っているすべての人がドキュメントを閲覧できるようになります。必要に応じて、編集、コメント、閲覧の権限を選択します。
- リンクをコピーして共有: 生成されたリンクをコピーし、メールやSNSなどで共有します。
3. ファイル形式でダウンロードして共有する方法
相手がGoogleドキュメントを利用していない場合や、印刷して配布したい場合に有効です。
- 「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択: ドキュメントを開き、「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択します。
- ファイル形式を選択: Word (.docx)、PDF (.pdf)、テキスト (.txt)など、様々なファイル形式でダウンロードできます。用途に合わせて最適な形式を選択しましょう。
- ダウンロードしたファイルを共有: ダウンロードしたファイルを、メール添付やUSBメモリなどを使って共有します。
注意点・コツ
- 権限の設定を間違えない: 編集者権限で共有すると、相手が誤って重要な情報を削除してしまう可能性があります。 共有相手に合わせて適切な権限を設定しましょう。
- リンクの有効期限を設定する（場合による）: リンク共有の場合、必要に応じて有効期限を設定することで、セキュリティを強化できます。
- ファイル形式の選択: 相手の環境や用途に合わせて、最適なファイル形式を選択しましょう。 PDFはレイアウトが崩れにくく、Wordは編集が可能です。
- 変更履歴の確認: 共同編集を行う際は、変更履歴を確認して、誰がどのような変更を加えたのかを把握しましょう。
まとめ
今回は、Googleドキュメントの共有方法を3つご紹介しました。 相手の状況や目的に合わせて、最適な方法を選んでください。 共有方法をマスターして、Googleドキュメントをより有効活用しましょう！