書類整理が苦手で、気がつくと大切な契約書がどこにあるのか分からなくなってしまう…。そんな経験はありませんか？ 大切な契約書は、いざという時にスムーズに取り出せるように整理しておきたいものです。 今回は、初心者の方でも簡単に実践できる、契約書のファイリング方法についてご紹介します。
1. バインダーを活用する
最も基本的な方法です。クリアファイルとバインダーを組み合わせることで、書類を種類別に整理しやすくなります。
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準備するもの:
- A4サイズのバインダー
- A4クリアファイル（契約書のサイズに合わせて）
- インデックス
- 付箋
- ペン
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整理手順:
- 契約書を種類（賃貸契約、保険契約、ローン契約など）ごとに分類します。
- 分類した種類ごとにインデックスを作成し、バインダーにセットします。
- 各契約書をクリアファイルに入れ、インデックスに対応する場所に収納します。
- 契約書の内容を簡単にメモした付箋を貼っておくと、後で探しやすくなります。
2. ファイルボックスでまとめて保管する
契約書が少ない場合は、ファイルボックスにまとめて保管するのもおすすめです。バインダーを使うほど大がかりではなく、手軽に始められます。
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準備するもの:
- A4サイズのファイルボックス
- クリアファイル（必要に応じて）
- インデックス（必要に応じて）
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整理手順:
- 契約書を種類別に分類します。
- クリアファイルに入れるか、そのままファイルボックスに収納します。
- インデックスで分類分けすると、さらに整理しやすくなります。
- ファイルボックスにタイトルを記入しておくと、見た目もスッキリします。
3. デジタル化してクラウドで管理する
近年では、契約書をデジタル化してクラウド上で管理する方法も人気を集めています。物理的なスペースを取らないだけでなく、検索性も向上し、どこからでもアクセスできるというメリットがあります。
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準備するもの:
- スキャナーまたはスマートフォン
- クラウドストレージサービス（Google Drive、Dropboxなど）
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整理手順:
- 契約書をスキャンするか、スマートフォンで撮影します。
- ファイル名を分かりやすく設定します（例：「〇〇社_賃貸契約書_2023年〇月」）。
- クラウドストレージにアップロードし、フォルダ分けして整理します。
- 必要に応じて、パスワードを設定してセキュリティを高めます。
注意点・コツ
- 定期的な見直し: 定期的に契約書を見直し、不要なものは処分しましょう。
- 保管期間: 保管期間をあらかじめ決めておくと、整理がスムーズになります。
- 検索しやすい工夫: ファイル名やインデックスに、キーワードを盛り込むと、検索が楽になります。
- バックアップ: デジタル化した場合は、バックアップを忘れずに行いましょう。
まとめ
今回は、契約書のファイリング方法を3つご紹介しました。ご自身の状況に合わせて、最適な方法を選んでみてください。 契約書をきちんと整理することで、必要な時にスムーズに探し出せるだけでなく、紛失のリスクも減らすことができます。ぜひ、今日から実践して、スッキリとした書類管理を目指しましょう！