会議や打ち合わせの場で、「議事録、誰かよろしく！」と言われた時、ちょっとドキッとしませんか？ 議事録は、会議の内容を記録し、後から振り返るための重要なツールですが、いざ作ろうとすると、何を書けばいいのか、どうまとめればいいのか迷うこともありますよね。この記事では、議事録作成方法について、初心者の方にも分かりやすく解説していきます。
1. 事前準備をしっかりと！
効果的な議事録作成の第一歩は、事前の準備です。会議の目的や議題を事前に把握することで、何に注目して記録すべきかが明確になります。
- 会議資料の確認: 事前に配布された資料に目を通し、会議の背景や論点を理解しておきましょう。
- タイムキーパーを意識: 予定されている会議時間や、各議題の持ち時間を把握しておくと、時間配分を意識して記録できます。
- 記録媒体の準備: ノート、パソコン、録音機など、自分にとって使いやすい記録媒体を用意しましょう。パソコンの場合は、議事録のテンプレートを作成しておくと、スムーズに記録できます。
2. 議事録の書き方：ポイントを押さえよう
議事録の構成は、大きく分けて以下の項目で構成されます。
- 会議名・開催日時・場所・出席者: 必須項目です。誰が、いつ、どこで、何について話し合ったのかを明確にします。
- 議題: 会議で話し合われた内容を、簡潔に箇条書きでまとめます。
- 発言内容・決定事項・タスク: 重要事項です。誰が何を発言し、どのような決定がなされたのか、そして、誰が何をするのか（タスク）を具体的に記録します。発言者の名前も忘れずに書きましょう。
- その他: 必要に応じて、議題以外の補足情報（次回議題など）を記載します。
3. 効率的な議事録作成のためのツール
議事録作成を効率化するためのツールもいくつかあります。
- 音声録音: 議事録作成に自信がない場合は、音声録音を活用してみましょう。後から聞き返すことで、詳細な内容を把握できます。録音する場合は、参加者に許可を得てから行いましょう。
- 議事録テンプレート: WordやGoogleドキュメントなどで、あらかじめ議事録のテンプレートを作成しておくと、記録作業がスムーズに進みます。
- 議事録作成ソフト: 専用の議事録作成ソフトも存在します。自動文字起こし機能や、検索機能などが搭載されているものもあります。
注意点・コツ
議事録は、正確さと簡潔さを両立することが重要です。
- メモの取り方: すべてを詳細に記録する必要はありません。重要なポイントや決定事項を重点的に記録しましょう。
- 要約力: 発言内容をそのまま書き写すのではなく、要約して分かりやすくまとめましょう。
- 誤字脱字のチェック: 議事録完成後には、誤字脱字がないか必ずチェックしましょう。
まとめ
議事録作成方法は、慣れれば誰でもできるようになります。事前の準備をしっかり行い、今回ご紹介したポイントを参考に、自分に合ったやり方を見つけてください。会議の内容を正確に記録し、関係者間で共有することで、スムーズな情報伝達と、効果的な業務遂行に役立てましょう。