書類 を メール で 送る 方法 まとめ
1. 導入
大切な書類を相手に送りたいけれど、郵送は時間がかかるし、手間もかかりますよね。そんな時に便利なのが、書類をメールで送る方法です。手軽に、そして迅速に書類を届けることができます。この記事では、書類をメールで送る方法を、初心者の方にもわかりやすく解説していきます。
2. 書類をメールで送る3つの方法
書類をメールで送る方法はいくつかあります。ここでは、代表的な3つの方法をご紹介します。
2.1. スキャンしてPDFで送る
最も一般的な方法です。まず、送りたい書類をスキャナーで読み込み、PDF形式で保存します。スキャナーがない場合は、スマートフォンのカメラアプリなどを使って書類を撮影し、PDFに変換することも可能です。PDFに変換したら、メールに添付して送信します。
2.2. 写真を添付して送る
書類をスキャンする代わりに、スマートフォンやカメラで書類を撮影し、JPEGやPNGなどの画像形式でメールに添付する方法です。PDFに変換する手間が省けるため、手軽に書類を送ることができます。ただし、画質が悪いと書類の内容が読み取りにくくなる可能性があるため、注意が必要です。
2.3. オンラインストレージサービスを活用する
Google DriveやDropboxなどのオンラインストレージサービスを利用して、書類を共有する方法もあります。書類をオンラインストレージにアップロードし、共有リンクをメールで相手に送ります。相手はリンクをクリックすることで、書類をダウンロードできます。大容量のファイルを送りたい場合や、複数の人と共有したい場合に便利です。
3. 注意点・コツ
書類をメールで送る際には、いくつか注意しておきたい点があります。
- ファイル形式: 相手がファイルを開けるように、PDF形式で送るのがおすすめです。JPEGなどの画像形式でも送れますが、相手の環境によっては表示できない可能性があります。
- ファイルサイズ: あまりにも大きなファイルは、メールの送受信に時間がかかったり、相手が受信できない場合があります。ファイルサイズを圧縮するなどして、容量を小さくしましょう。
- セキュリティ: 個人情報が含まれる書類を送る場合は、パスワード付きのPDFにしたり、ファイルを暗号化するなど、セキュリティ対策を行いましょう。
- 件名と本文: 件名には「書類送付」といったように、内容がわかるように記載しましょう。本文には、書類の内容や送付の目的、連絡先などを記載すると、相手に親切です。
4. まとめ
今回は、書類をメールで送る方法について解説しました。スキャンしてPDFで送る方法、写真を添付して送る方法、オンラインストレージサービスを活用する方法など、さまざまな方法があります。それぞれの方法のメリット・デメリットを理解し、状況に合わせて最適な方法を選びましょう。今回ご紹介した注意点・コツを参考に、スムーズに書類をメールで送ってください。