毎日の暮らしの中で、気づけば増えていく書類たち。重要な書類をどこにしまったか分からなくなったり、探し出すのに時間がかかったり…、そんな経験はありませんか？ 大切な書類を整理し、必要な時にすぐに取り出せるようにしたい、でも、どうすれば良いのか分からない…という方のために、この記事では、書類の保管方法について、初心者の方にも分かりやすく解説していきます。
書類の整理、最初の一歩を踏み出すために、いくつかの具体的な方法をご紹介します。
1. 分類からはじめよう！
まず最初にやることは、書類を「種類」で分類することです。例えば、「重要書類（契約書、保険証書など）」「税金関係」「公共料金関連」「家電製品の保証書」など、自分にとって分かりやすい分類方法で分けてみましょう。分類が終わったら、それぞれの書類を保管する場所を決めます。
2. 保管場所を決めよう！
書類の保管場所は、大きく分けて「一時保管」と「長期保管」の2つに分けられます。
- 一時保管：現在進行中の書類や、すぐに確認が必要な書類を置いておく場所です。クリアファイルやファイルボックスなどに入れて、デスク周りや目の届きやすい場所に保管するのがおすすめです。
- 長期保管：過去の書類や、しばらく使う予定のない書類を置いておく場所です。押し入れやクローゼット、専用の収納ケースなど、まとめて保管できる場所を選びましょう。
保管場所が決まったら、分類した書類をそれぞれの場所に収納していきます。
3. デジタル化も検討してみよう！
最近では、書類をスキャンしてデータ化し、パソコンやクラウドストレージに保存するデジタル化も一般的になってきました。デジタル化することで、場所を取らず、必要な時に簡単に検索・閲覧できるというメリットがあります。スマートフォンのアプリを利用すれば、手軽に書類をスキャンできます。デジタル化した書類は、紙の書類と合わせて保管場所を整理すると、より効率的です。
注意点・コツ
書類を保管する際の注意点と、よりスムーズに進めるためのコツをいくつかご紹介します。
- 定期的な見直し：年に一度など、定期的に書類を見直し、不要なものは処分しましょう。
- ラベリング：ファイルや収納ケースには、必ずラベリングをして、何が入っているのか分かりやすくしましょう。
- 保管期間：書類の種類によって、保管期間が異なります。法律で定められた保管期間を守り、不要な書類は適切に処分しましょう。
まとめ
書類の保管方法は、一度に完璧を目指すのではなく、少しずつ改善していくことが大切です。まずは、書類を分類し、自分に合った保管場所を決めることから始めてみましょう。この記事で紹介した方法を参考に、あなたにとって最適な「書類 保管 方法」を見つけて、快適な暮らしを実現してください。