契約書を郵送する際に、様々な疑問や不安を感じることはありませんか？「確実に相手に届くようにしたいけど、どんな方法が良いんだろう？」「封筒の書き方や注意点も知りたい…」など、初めての郵送や、久しぶりの郵送となると、色々と悩みますよね。この記事では、そんなあなたの悩みを解決すべく、契約書郵送の方法を、初心者の方にも分かりやすく解説していきます。
確実な契約書郵送方法を3つご紹介
契約書の郵送方法はいくつかありますが、ここでは、特に利用頻度の高い3つの方法をご紹介します。
1. 普通郵便
最も手軽で安価な方法です。ポストに投函するだけで完了するため、手軽に利用できます。ただし、配達記録は残らないため、確実に相手に届いたことを証明したい場合は、他の方法を検討しましょう。
2. 簡易書留
普通郵便に、配達記録と賠償が付加されたサービスです。郵便物が配達された記録が残り、万が一の紛失・破損の場合には、一定の範囲内で損害賠償を受けられます。確実に相手に届けたい、ある程度重要な契約書を郵送する際におすすめです。受領印が必要なため、相手の受け取りが必要になります。
3. 特定記録郵便
こちらも配達記録が残りますが、簡易書留とは異なり、受領印は必要ありません。ポストに投函された時点で配達記録が残るため、相手が不在の場合でも配達が完了します。相手に直接手渡しする必要がない場合や、手軽に配達記録を残したい場合に便利です。
契約書郵送の注意点とコツ
これらの方法をより確実に活用するために、以下の点に注意しましょう。
- 宛先の確認: 宛先は正確に記載しましょう。住所だけでなく、会社名や部署名、担当者名なども忘れずに記載してください。
- 封筒の選び方: 契約書のサイズに合った封筒を選びましょう。折らずに送りたい場合は、角形封筒がおすすめです。
- 切手の料金: 郵便物の重さやサイズによって、切手の料金は異なります。郵便局のウェブサイトなどで事前に確認しておきましょう。
- 追跡番号の保管: 簡易書留や特定記録郵便を利用した場合は、追跡番号を控えておきましょう。配達状況を確認する際に役立ちます。
- 内容証明郵便: 特に重要な契約書や、法的効力を持たせたい場合は、内容証明郵便を利用することも検討しましょう。内容証明郵便は、いつ、誰が、誰に、どのような内容の文書を送ったかを公的に証明するサービスです。
まとめ
今回は、契約書郵送の方法について、3つの方法と注意点をご紹介しました。ご自身の状況や契約書の内容に合わせて、適切な方法を選択し、確実な郵送を行いましょう。この記事が、あなたの契約書郵送のお役に立てれば幸いです。