outlook の メール を 保存 する 方法

Outlookのメールを保存する方法：初心者向け完全ガイド

メールの整理、きちんとできていますか？ Outlookで大切なメールを誤って削除してしまったり、後で見返したいメールが見つからなくなって困った経験はありませんか？ 大切な情報を失わないためにも、Outlookのメールを安全に保存する方法をいくつか知っておくことは非常に重要です。この記事では、初心者の方でも簡単に実践できるOutlookのメール保存方法を3つご紹介します。

1. メールをファイルとして保存する

最も基本的な方法は、個々のメールをファイルとして保存することです。これにより、Outlookの外でもメールの内容を確認できます。

手順:

1. 保存したいメールを選択します。
2. 「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
3. 保存形式（.msg、.txt、.htmlなど）を選択し、保存場所を指定します。
   • .msg: Outlook独自の形式で、メールのすべての情報（本文、添付ファイルなど）を保持します。Outlookで開くことができます。
   • .txt: テキスト形式で、本文のみが保存されます。
   • .html: Webページ形式で、本文とある程度の書式が保持されます。

2. メールをOutlookのデータファイル（.pst/.ost）に保存する

大量のメールをまとめて保存したい場合は、Outlookのデータファイル（.pstまたは.ost）に保存する方法が便利です。これには2つの方法があります。

方法A：エクスポート機能を使う

1. 「ファイル」タブを開き、「開く/エクスポート」を選択します。
2. 「インポート/エクスポート」ウィザードで「ファイルへエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
3. 「Outlook データファイル (.pst)」を選択し、「次へ」をクリックします。
4. 保存したいフォルダー（例：受信トレイ）を選択し、「次へ」をクリックします。
5. 保存場所とファイル名を設定し、「完了」をクリックします。

方法B：アーカイブ機能を使う

1. 「ファイル」タブを開き、「情報」をクリックします。
2. 「クリーンアップツール」から「アーカイブ」を選択します。
3. アーカイブするフォルダーと期間を設定し、「OK」をクリックします。
   • 古いメールを自動的にアーカイブすることができます。

3. メールを印刷してPDFとして保存する

メールをPDF形式で保存することも、重要な情報を保管する有効な手段です。印刷機能を利用して、簡単にPDFファイルを作成できます。

手順:

1. 保存したいメールを選択し、「ファイル」タブから「印刷」を選択します。
2. プリンターとして「Microsoft Print to PDF」またはお使いのPDF作成ソフトを選択します。
3. 印刷設定を行い、「印刷」をクリックし、保存場所とファイル名を入力して保存します。

注意点・コツ

• 定期的なバックアップ: 重要なメールは、定期的にバックアップを取るようにしましょう。外付けHDDやクラウドストレージなどに保存しておくと、万が一の際にも安心です。
• ファイル名の工夫: 保存したメールを探しやすくするために、日付や件名など、わかりやすいファイル名を設定しましょう。
• 保存形式の選択: .msg形式はOutlookで開くのに便利ですが、他のアプリケーションで開くことはできません。汎用性を重視する場合は、.htmlや.txt形式も検討しましょう。

まとめ

この記事では、Outlookのメールを保存する3つの方法を紹介しました。それぞれの方法には、メリットとデメリットがありますので、ご自身の状況に合わせて最適な方法を選んでください。これらの方法を活用して、大切なメールを安全に管理し、Outlookをより快適に使いこなしましょう。