「エクセル 圧縮 方法」をテーマにした記事を作成します。
大容量のエクセルファイル、どうにかしたい！「エクセル 圧縮 方法」を徹底解説！
大量のデータが詰まったエクセルファイル、開くのに時間がかかったり、メールに添付しようとしたら容量オーバーで送れなかったり…困りますよね。今回は、そんな悩みを解決する「エクセル 圧縮 方法」について、初心者の方にも分かりやすく解説していきます。 ファイルサイズを小さくして、快適にエクセルを使いましょう！
1. ファイルを保存する際の圧縮設定
エクセルには、ファイルを保存する際に圧縮する機能があります。初期設定では「.xlsx」形式で保存されますが、「.xlsb」形式で保存することで、ファイルサイズを小さくできる可能性があります。
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手順:
- 「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
- 「ファイルの種類」のドロップダウンメニューから「Excel バイナリ ブック (*.xlsb)」を選択します。
- 保存場所とファイル名を入力して「保存」をクリックします。
.xlsb形式は、標準の.xlsx形式よりもファイルサイズが小さくなる傾向があります。ただし、互換性に注意が必要です。古いバージョンのExcelでは開けない場合がありますので、相手先の環境を確認してから利用しましょう。
2. 不要なデータの削除と画像の圧縮
ファイルサイズを大きくしている原因の一つに、不要なデータや画像があります。
- 不要なデータの削除:
- シート内の不要な行や列を削除する
- 使用していない書式設定をクリアする
- 数式の結果を値に変換する（数式が複雑な場合に有効）
- 画像の圧縮:
- 画像を選択します。
- 「図の形式」タブが表示されます。
- 「図の調整」グループにある「図の圧縮」をクリックします。
- 「適用先」で「この図のみ」または「すべての図」を選択し、「解像度」を選びます。Web向けなど、用途に合わせて適切な解像度を選択しましょう。
- 「OK」をクリックして圧縮します。
これらの操作を行うことで、ファイルの容量を大幅に削減できる場合があります。
3. 他のファイル形式での保存
エクセルファイルの種類によっては、特定の情報が保持されないため、ファイルサイズを小さくできる場合があります。
- PDF形式への変換:
- エクセルファイルをPDF形式で保存すると、編集ができない代わりに、ファイルサイズを小さくできます。
- 「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、「ファイルの種類」で「PDF (*.pdf)」を選択して保存します。
- CSV形式への変換:
- CSV形式は、テキストデータのみを保存するため、ファイルサイズを大幅に小さくできます。ただし、書式設定や数式は失われます。
- 「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、「ファイルの種類」で「CSV (カンマ区切り) (*.csv)」を選択して保存します。
用途に合わせて、これらのファイル形式への変換を検討してみましょう。
注意点・コツ
- 圧縮を行う前に、元のファイルをバックアップしておくことをおすすめします。
- 大幅な圧縮を行うと、一部のデータや書式設定が失われる可能性があります。
- 画像の解像度を下げすぎると、画質が劣化する可能性があります。
.xlsb形式で保存する場合は、互換性を確認しましょう。
まとめ
今回は、様々な「エクセル 圧縮 方法」について解説しました。ファイルサイズを小さくすることで、ファイルの開閉や共有がスムーズになり、作業効率もアップします。上記の方法を試して、快適なエクセルライフを送りましょう！