領収書保管方法の決定版！スッキリ整理して経費精算もスムーズに
「領収書、いつもどこにしまったか分からなくなる…」 「経費精算の時に、大量の領収書を前に途方に暮れる…」
そう感じている方は少なくないはずです。仕事でもプライベートでも、領収書の整理は意外と手間のかかる作業ですよね。しかし、正しい保管方法を知っていれば、領収書管理はグッと楽になります！
この記事では、初心者の方でも簡単に実践できる領収書の保管方法を3つご紹介します。さらに、保管する際の注意点やコツも解説しますので、ぜひ最後まで読んで、あなたに合った方法を見つけてください。
1. ファイルボックスを活用！日付順に整理
最もシンプルな方法の一つが、ファイルボックスを使った保管です。
- 準備するもの: ファイルボックス、インデックス付きのクリアファイル、日付ペン
- 方法:
- 月ごとにインデックス付きのクリアファイルをファイルボックスにセットします。
- 領収書を受け取ったら、日付順にクリアファイルに挟みます。
- 日付ペンで、領収書の端に日付を記入しておくと、後から見返す際に便利です。
この方法は、領収書の量が多くない方や、定期的に整理する習慣がある方におすすめです。
2. デジタル化で場所を取らない！スキャナーやスマホアプリの活用
場所を取らず、検索性も高めたい場合は、領収書のデジタル化がおすすめです。
- 準備するもの: スキャナーまたはスマホアプリ（例：CamScanner、Evernote）
- 方法:
- 領収書をスキャンまたはスマホアプリで撮影します。
- ファイル名に「日付_店名_内容」など、検索しやすいキーワードを入れます。
- クラウドストレージ（Google Drive、Dropboxなど）に保存し、必要に応じてタグ付けをします。
デジタル化することで、領収書を紛失するリスクを減らし、必要な時にすぐに検索して確認できます。
3. 家計簿アプリで楽々管理！連携機能も活用
家計簿アプリの中には、領収書の撮影機能や、経費精算機能と連携できるものがあります。
- 準備するもの: 家計簿アプリ（例：マネーフォワードME、Zaim）
- 方法:
- 家計簿アプリで、領収書を撮影し、金額や店名などの情報を入力します。
- カテゴリ分けやメモを残すと、後から家計簿を見返す際に役立ちます。
- 銀行口座やクレジットカードと連携すれば、自動的に支出を記録することも可能です。
家計簿アプリを活用することで、領収書の管理と家計管理を同時に行うことができます。
注意点・コツ
- 保管期間: 領収書の保管期間は、原則として7年間です。確定申告が終わったからといってすぐに捨てないようにしましょう。
- インクの劣化: 感熱紙の領収書は、時間の経過とともに印字が薄れてしまうことがあります。デジタル化するか、コピーを取っておくことをおすすめします。
- 保管場所: 直射日光や高温多湿を避けて、安全な場所に保管しましょう。
- こまめな整理: 月末や四半期末など、定期的に領収書を整理する習慣をつけると、管理が楽になります。
まとめ
この記事では、3つの領収書保管方法をご紹介しました。ファイルボックス、デジタル化、家計簿アプリ、それぞれの方法にメリット・デメリットがあります。ご自身のライフスタイルや、領収書の量に合わせて、最適な方法を選んでみてください。日々の領収書保管方法を工夫することで、経費精算や家計管理がスムーズになり、お金に関するストレスを軽減できるはずです。