「請求 書 保存 方法」について、詳しく解説していきます。
領収書や請求書、きちんと保管できていますか？溜まっていく書類を見て、「整理しなきゃ…」と思いつつ、ついつい後回しにしてしまうこと、ありますよね。でも、請求書の管理は、経費精算や確定申告をスムーズに進めるために、とても重要です。この記事では、初心者の方でも分かりやすいように、おすすめの「請求 書 保存 方法」を3つご紹介します。
1. 紙媒体での保存：ファイリングを活用
まずは、紙の請求書をそのまま保存する方法です。
- ファイリングの基本: クリアファイルやファイルボックスを使って、月ごとや取引先ごとに分類します。日付順に並べると、必要な請求書をすぐに見つけられます。
- ファイルボックスの活用: 請求書が増えてきたら、ファイルボックスの出番です。日付や取引先だけでなく、内容（例えば、交通費、消耗品費など）で分類するのもおすすめです。
- 保管期間の意識: 法定保管期間は7年ですが、念のため、長期間の保存を想定して、湿気や直射日光を避けて保管しましょう。
2. スキャンしてデータ化：電子保存のすすめ
紙の請求書をスキャンして、パソコンやクラウド上に保存する方法も便利です。
- スキャナーアプリの利用: スマートフォンのスキャナーアプリを使えば、手軽に請求書をデータ化できます。
- ファイル形式と保存場所: PDF形式で保存するのが一般的です。パソコンのフォルダ、クラウドストレージ（Google Drive、Dropboxなど）に保存すると、場所を選ばずアクセスできます。
- 検索機能の活用: ファイル名に取引先名や日付を入れておくと、後から検索しやすくなります。
3. 会計ソフトでの管理：効率アップを目指す
会計ソフトには、請求書の管理機能が搭載されているものがあります。
- 請求書データの入力: 請求書の情報をソフトに入力することで、データの検索や集計が容易になります。
- 電子帳簿保存法への対応: 最近の会計ソフトは、電子帳簿保存法に対応しているものが多いです。法律に準拠した形で請求書を保存できます。
- 経費精算との連携: 会計ソフトによっては、経費精算と連携できるものもあります。請求書情報を入力する手間を省き、業務効率を格段に向上させることができます。
注意点・コツ
- 保管期間を守る: 請求書の保管期間は、法人税法で7年間、消費税法で7年間（場合によっては10年間）と定められています。法律を遵守しましょう。
- 定期的な整理: 定期的に請求書を整理し、不要なものを処分することで、必要な情報を見つけやすくしましょう。
- バックアップ: 電子データは、万が一に備えて、バックアップをとっておきましょう。
まとめ
今回は、3つの「請求 書 保存 方法」をご紹介しました。ご自身の状況に合わせて、最適な方法を選んでください。最初は少し手間かもしれませんが、一度やり方を確立すれば、その後の請求書管理が格段に楽になります。ぜひ、今日から実践して、スッキリとした請求書管理を実現しましょう。