大量の書類、どうにかしたいけど、どこから手をつけたら良いのかわからない… そんな悩み、よくわかります！ 家の中が書類であふれかえり、しまいにはどこに何があるのかもわからなくなってしまうこと、ありますよね。 大量の書類の保管方法は、実はいくつかのポイントを押さえれば、誰でも簡単に整理整頓できるんです。 今回は、初心者の方にもわかりやすい、具体的な保管方法を3つご紹介します。
1. デジタル化でスペースを有効活用！
一番手軽で、場所を取らない方法は、書類をデジタル化することです。 スキャナーアプリを使えば、スマホやタブレットで簡単に書類をスキャンできます。 大量の書類をまとめてスキャンできる、高性能なスキャナーも販売されています。 デジタルデータとして保存すれば、紙の書類のように場所を取ることもありませんし、検索も容易になります。 不要な書類を処分して、必要な書類だけをデジタル化することで、保管スペースを大幅に節約できます。
2. ファイルボックスやクリアファイルで分類！
紙の書類をどうしても保管したい場合は、ファイルボックスやクリアファイルを使って整理するのがおすすめです。 書類の種類ごとにファイルボックスを分け、ラベリングをしておくと、必要な書類をすぐに探し出すことができます。 クリアファイルは、書類を保護し、整理整頓しやすくするのに役立ちます。 月ごと、年ごとにファイルを分けたり、重要度に応じて色分けしたりするのも良いでしょう。
3. 保管場所を工夫する！
書類の保管場所も、整理整頓のポイントです。 クローゼットの上段や、押し入れの奥など、普段あまり使わないスペースを有効活用しましょう。 ファイルボックスやファイルケースを積み重ねる際は、重いものを下に、軽いものを上に置くなど、安全面にも配慮しましょう。 また、定期的に書類を見直し、不要なものを処分することで、保管スペースを維持することができます。
注意点・コツ
書類を整理する際には、以下の点に注意しましょう。
- 定期的な見直し: 少なくとも年に一度は、書類を見直して、不要なものを処分しましょう。
- 個人情報保護: 個人情報が含まれる書類は、シュレッダーにかけるなど、適切な方法で処分しましょう。
- バックアップ: デジタル化した書類は、万が一の事態に備えて、バックアップを取っておきましょう。
まとめ
今回は、大量の書類の保管方法について、デジタル化、ファイルボックス・クリアファイルでの整理、保管場所の工夫という3つの方法をご紹介しました。 大量の書類を整理するのは大変ですが、これらの方法を実践すれば、きっとすっきりとした空間を実現できるはずです。 まずは、できるところから始めて、快適な書類整理ライフを送りましょう！