内定承諾書の郵送方法について、初めての方でも迷わずスムーズに進められるように、わかりやすく解説します。
内定おめでとうございます！ 企業から内定通知を受け、いよいよ「内定承諾書」を提出する段階ですね。しかし、「内定承諾書 郵送 方法」と検索しているということは、郵送方法について少し不安を感じているのではないでしょうか。この記事では、そんなあなたの不安を解消するために、内定承諾書の正しい郵送方法について詳しく解説します。
1. 郵送方法の種類：基本は「特定記録郵便」または「簡易書留」
内定承諾書は、非常に重要な書類です。確実に企業に届けるために、追跡可能な方法で郵送するのが一般的です。主に以下の2つの方法が推奨されています。
- 特定記録郵便: 比較的手軽に利用できる追跡サービスです。郵便物の引き受けと配達の記録が残ります。料金は普通郵便にプラスして数百円程度で、コストパフォーマンスに優れています。
- 簡易書留: 配達状況の追跡に加え、万が一の郵便物の紛失や破損の際に、一定額の賠償を受けられる可能性があります。より確実に送りたい場合に適しています。
どちらの方法を選ぶかは、企業の指示やご自身の判断によります。迷った場合は、企業に確認してみるのも良いでしょう。
2. 郵送に必要なもの
内定承諾書を郵送するために必要なものは以下の通りです。
- 内定承諾書: 企業から送られてきたものに必要事項を記入・押印します。
- 返信用封筒: 企業からすでに送られてきている場合がほとんどです。宛名が印刷されているか、切手が貼付されているかを確認しましょう。もし、返信用封筒がない場合は、自分で封筒と切手を用意し、企業の住所と部署名を記載する必要があります。
- 封筒: 内定承諾書を入れるための封筒を用意します。
- 切手: 返信用封筒に貼付されているか確認し、不足している場合は、必要額の切手を用意します。
- 筆記用具: 氏名などを記入するためのペンやインクを用意します。
3. 郵送の手順
- 内定承諾書の確認: 記入漏れがないか、誤字脱字がないか、念入りに確認します。押印も忘れずに行いましょう。
- 封筒への封入: 内定承諾書を三つ折りまたは四つ折りにして、封筒に入れます。封筒の向きに注意しましょう。
- 封緘: 封筒の糊付け部分をのりでしっかりと閉じ、のりが乾いたら封緘します。
- 郵便局へ: 封筒を郵便局の窓口に持っていき、特定記録郵便または簡易書留で発送します。
注意点・コツ
- 締切に注意: 内定承諾書の提出期限を確認し、締切に間に合うように早めに郵送しましょう。
- 宛先の確認: 宛先を間違えないように、企業の住所と部署名をしっかりと確認しましょう。
- 控えの保管: 郵送した記録（追跡番号など）は、念のため保管しておきましょう。
- 期日を過ぎてしまった場合: すぐに企業に電話で連絡し、謝罪と提出方法の相談をしましょう。
まとめ
この記事では、内定承諾書の郵送方法について、基本的な流れと注意点をご紹介しました。正しい方法で郵送し、新たなスタートを気持ちよく切り出しましょう。頑張ってください！