会社での書類保管、本当に大変ですよね？必要な書類がどこにあるのか分からなくなってしまったり、気がついたら書類が山積みになってしまったり…。仕事の効率を下げてしまうだけでなく、情報漏洩のリスクも高めてしまいます。そこで今回は、会社で書類を安全かつ効率的に保管するための方法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。
1. 書類の分類と整理：まずは基本から
書類保管の第一歩は、書類をきちんと分類することです。まずは、書類の種類を大まかに分類しましょう。例えば、「契約書」「経費精算書類」「人事関連書類」「顧客情報」など、自社の業務内容に合わせて分類します。次に、それぞれの書類をさらに細かく分類し、整理番号を振ると、探しやすくなります。
書類の整理には、不要な書類を処分することも重要です。保管期間を過ぎた書類や、すでに役割を終えた書類は、シュレッダーにかけるなどして適切に廃棄しましょう。
2. 保管場所の選定：効率的な保管場所の選び方
書類の保管場所は、書類の量や種類、会社のスペースなどを考慮して選びましょう。
- キャビネットやファイリングボックス: 一般的な方法で、書類を整理整頓しやすく、探しやすさがメリットです。見出しラベルなどを活用して、分類ごとに書類を保管しましょう。
- 電子化: 紙の書類をスキャンして電子データとして保存する方法です。場所を取らないだけでなく、検索性も高まります。重要な書類は、バックアップを取るなど、セキュリティ対策も忘れずに行いましょう。
- 外部のトランクルーム: 書類が多く、保管スペースが足りない場合は、外部のトランクルームを検討するのも良いでしょう。セキュリティがしっかりしているところを選びましょう。
3. 保管期間とルール作り：いつまでもつか、明確なルールを
書類の保管期間は、法律で定められているものや、社内規定で定められているものがあります。それぞれの書類の保管期間を明確にし、いつまで保管するのかルールを作りましょう。
書類の保管期間が過ぎたら、適切な方法で廃棄します。情報漏洩を防ぐため、シュレッダーや溶解サービスなどを利用することが推奨されます。また、誰がどの書類を保管しているのか、管理体制を明確にしておくことも重要です。
注意点とコツ
- 定期的な見直し: 定期的に書類の整理を行い、不要な書類を処分することで、保管スペースを有効活用できます。
- ラベルの活用: ファイルやキャビネットに、わかりやすいラベルを貼ることで、書類を探す時間を短縮できます。
- 電子化の推進: 電子化を進めることで、紙の書類の量を減らし、保管スペースを節約できます。
- セキュリティ対策: 機密性の高い書類は、施錠できるキャビネットに保管したり、アクセス制限をかけたりするなど、セキュリティ対策を徹底しましょう。
まとめ
今回は、会社での書類保管方法について、基本的なことから具体的な方法までご紹介しました。書類を整理し、適切な方法で保管することで、業務効率が向上し、情報漏洩のリスクも軽減できます。ぜひ、この記事を参考に、自社の状況に合った書類保管方法を実践してみてください。