普段からメールで資料を送る際に、「フォルダをメールに添付したいけれど、どうすればいいんだろう？」とお悩みの方はいませんか？ 大量のファイルを一つ一つ添付するのは手間ですし、整理されたフォルダごと送ることができれば、相手にとっても分かりやすくなりますよね。この記事では、初心者の方でも簡単にできる、フォルダをメールに添付する方法を3つご紹介します。
1. フォルダを圧縮して添付する
最も一般的な方法です。フォルダを圧縮（zip形式など）することで、中身を一つにまとめ、メールに添付しやすくなります。
手順:
- 添付したいフォルダを右クリックします。
- メニューから「送る」を選択し、「圧縮 (zip 形式) フォルダ」を選びます。
- 作成されたzipファイルが、圧縮されたフォルダです。
- メールソフトを開き、新規メールを作成します。
- 添付ファイルの機能を使って、作成したzipファイルを添付します。
- 宛先や件名、本文を入力して送信します。
この方法は、ファイルサイズが大きくなりがちなフォルダを送る際にも有効です。
2. クラウドストレージサービスを利用する
Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージサービスを利用すれば、フォルダごとアップロードし、共有リンクをメールで送ることができます。
手順:
- お使いのクラウドストレージサービスにログインします。
- フォルダをアップロードします。
- アップロードしたフォルダの共有設定を行い、リンクを取得します。
- メールソフトを開き、新規メールを作成します。
- 宛先や件名、本文に、共有リンクを貼り付けます。
- 送信します。
クラウドストレージサービスは、ファイルサイズが大きい場合や、複数の人と共有したい場合に便利です。
3. メールソフトの機能を利用する（Outlookなど）
一部のメールソフト（例：Outlook）には、フォルダを直接添付できる機能が備わっている場合があります。
手順（Outlookの場合）：
- 新規メールを作成します。
- 「ファイルの添付」機能を選択します。
- 添付したいフォルダを選択します。
- 宛先や件名、本文を入力して送信します。
お使いのメールソフトのマニュアルやヘルプを参照して、フォルダ添付機能の有無と手順を確認してみてください。
注意点・コツ
- ファイルサイズの確認: 添付ファイルには、メールソフトやプロバイダによってサイズ制限があります。大きなフォルダを添付する際は、事前に制限を確認しましょう。サイズが大きい場合は、圧縮したり、クラウドストレージサービスを利用するなどの工夫が必要です。
- 圧縮時の注意点: 圧縮形式によっては、相手が解凍ソフトを持っていないと開けない場合があります。相手がどのような環境で使用しているかを確認し、一般的なzip形式で圧縮するのがおすすめです。
- セキュリティ: 添付ファイルには、ウイルス感染のリスクもあります。信頼できる相手にのみ送信し、送信前にウイルスチェックを行うなど、セキュリティ対策を心がけましょう。
まとめ
この記事では、フォルダをメールに添付する方法を3つご紹介しました。圧縮して添付する方法、クラウドストレージサービスを利用する方法、そしてメールソフトの機能を利用する方法です。それぞれの方法にはメリットとデメリットがありますので、状況に合わせて最適な方法を選んでください。これらの方法を活用して、スムーズなメールコミュニケーションを実現しましょう。