プレゼン資料をスムーズに共有！初心者向けパワーポイント 共有 方法を徹底解説
プレゼンテーション資料作成は終わったけれど、いざ共有するとなると、あれこれ悩みが出てくるものですよね。「どうやって相手に渡せばいい？」「ファイル形式は何が良い？」「ちゃんと相手に伝わるかな？」
この記事では、パワーポイント（PowerPoint）の資料を、初心者の方でも簡単に、そしてスムーズに共有できる方法を3つご紹介します。それぞれの方法のメリット・デメリットや、共有する際の注意点も解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
1. メールで添付して送る
最も手軽な方法の一つが、作成したPowerPointファイルをメールに添付して送る方法です。
やり方:
- PowerPointファイルを開き、「ファイル」→「名前を付けて保存」から、.pptx形式または.ppt形式で保存します。
- メールソフトを開き、宛先、件名、本文を入力します。
- 「添付ファイル」を選択し、保存したPowerPointファイルを選択します。
- メールを送信します。
メリット:
- シンプルで簡単。
- 多くの人が利用している方法なので、相手に負担をかけにくい。
デメリット:
- メールの容量制限がある場合、ファイルサイズが大きいと送れないことがある。
- 相手がPowerPointを持っていない場合、表示が崩れる可能性がある。
2. クラウドストレージサービスを活用する
Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージサービスを利用して、PowerPointファイルを共有する方法です。
やり方:
- Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージサービスにサインインし、PowerPointファイルをアップロードします。
- アップロードしたファイルを選択し、「共有」ボタンをクリックします。
- 共有方法（メールアドレスで共有、リンクを生成して共有など）を選択し、相手に共有します。
メリット:
- ファイルサイズが大きい場合でも、スムーズに共有できる。
- 相手はPowerPointを持っていなくても、Webブラウザで表示できる場合がある。
- 複数人でファイルを共同編集することも可能。
デメリット:
- 相手がクラウドストレージサービスのアカウントを持っていない場合、利用を促す必要がある。
- 共有設定を間違えると、意図しない相手にファイルが見られてしまう可能性がある。
3. PowerPoint ViewerやPDF形式で共有する
PowerPoint Viewer（無料のプレゼンテーション再生ソフト）や、PDF形式に変換して共有する方法も有効です。
やり方:
- PowerPointファイルを開き、「ファイル」→「エクスポート」から、「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択し、PDF形式で保存します。
- PDFファイルをメールに添付したり、クラウドストレージサービスで共有したりします。
- PowerPoint Viewerを利用する場合は、相手にPowerPoint Viewerをインストールしてもらう必要があります。
メリット:
- 相手の環境に左右されず、ファイルが正しく表示される可能性が高い。
- PDF形式にすると、誤って編集されるリスクを軽減できる。
デメリット:
- PDF形式では、アニメーションや動画が再生できない場合がある。
- PowerPoint Viewerのインストールを相手に依頼する必要がある場合がある。
注意点・コツ
- ファイルサイズの確認: メールで添付する場合は、ファイルサイズを確認し、容量制限を超えないようにしましょう。
- ファイル形式の選択: 相手の環境や、ファイルの目的（編集の必要性など）に応じて、最適なファイル形式を選択しましょう。
- 共有設定の確認: クラウドストレージサービスを利用する場合は、共有設定を必ず確認し、意図しない人にファイルが見られないように注意しましょう。
- パスワード保護: 機密性の高い資料を共有する場合は、パスワードを設定してセキュリティを強化しましょう。
まとめ
この記事では、パワーポイントのファイルを共有する3つの方法を紹介しました。それぞれの方法にはメリットとデメリットがありますので、状況に応じて最適な方法を選択してください。今回ご紹介した情報を参考に、スムーズな資料共有を実現し、プレゼンテーションを成功させてください！