「エクセル 圧縮 方法」について解説します。
毎日、たくさんのデータが詰まったExcelファイル、使っていますよね。でも、ファイルサイズが大きくなると、開くのに時間がかかったり、メールに添付するのも一苦労…なんて経験はありませんか？ そんな悩みを解決するのが、エクセルファイルの圧縮です！ そこで今回は、初心者の方でも簡単にできる「エクセル 圧縮 方法」を3つご紹介します。
1. ファイル形式を変更する
最も簡単な「エクセル 圧縮 方法」の一つは、ファイル形式を変えることです。Excelの標準ファイル形式である「.xlsx」は、XML形式で保存されており、ファイルサイズが大きくなりがちです。そこで、互換性は少し下がりますが、より圧縮されたファイル形式である「.xlsb」形式で保存してみましょう。「.xlsb」形式は、バイナリ形式で保存されるため、ファイルサイズを小さくすることができます。
手順:
- Excelファイルを開き、「ファイル」タブをクリックします。
- 「名前を付けて保存」を選択します。
- 「ファイルの種類」のドロップダウンメニューから「Excel バイナリ ワークブック (*.xlsb)」を選択し、保存します。
2. 画像の圧縮と不要なデータの削除
Excelファイルに画像がたくさん含まれていると、ファイルサイズが大きくなります。画像の圧縮は、ファイルサイズを削減する効果的な「エクセル 圧縮 方法」です。また、不要なデータ、例えばシート内の余分な空白セルや、削除したはずのデータが残っている場合も、ファイルサイズを圧迫します。
手順:
- 画像の圧縮:
- 圧縮したい画像を選択します。
- 「図の書式設定」タブから「図の圧縮」をクリックします。
- 解像度や適用範囲などを調整し、「OK」をクリックします。
- 不要なデータの削除:
- シート内の不要な行や列を削除します。
- シート全体を選択し、すべてのセルをクリアします（書式のみ残し、データは削除）。
- 未使用のシートを削除します。
3. ファイルをzip形式で圧縮する
Excelファイルを直接圧縮するのではなく、zipファイルとして圧縮することも有効な「エクセル 圧縮 方法」です。zip形式は、様々なファイルをまとめて圧縮することができ、ファイルサイズの削減に役立ちます。
手順:
- 圧縮したいExcelファイルを右クリックします。
- 「送る」→「圧縮 (zip 形式) フォルダ」を選択します。
- 新しいzipファイルが作成されます。
注意点とコツ
- 「.xlsb」形式で保存すると、古いバージョンのExcelでは開けなくなる場合があります。互換性を考慮して使い分けましょう。
- 画像の圧縮は、画質が劣化する可能性があります。画質とファイルサイズのバランスを考慮して圧縮率を調整しましょう。
- zipファイルに圧縮すると、Excelファイルは直接編集できなくなります。編集する場合は、解凍してから行ってください。
- どうしてもファイルサイズが大きい場合は、ファイルを分割したり、クラウドストレージサービスを利用したりすることも検討しましょう。
まとめ
今回は、初心者でも簡単にできる「エクセル 圧縮 方法」を3つご紹介しました。ファイル形式の変更、画像の圧縮と不要なデータの削除、zip形式での圧縮など、状況に合わせて様々な方法を試してみてください。これらの方法を実践することで、Excelファイルの取り扱いがよりスムーズになり、作業効率もアップするはずです。