「暮らしの方法まとめ」記事「エクセル プルダウン 作成 方法」
皆さんは、Excelでデータの入力作業を行う際、同じ内容を何度も手入力するのが面倒だと感じたり、入力ミスでデータが誤ってしまうことに悩んだりすることはありませんか？そんな時に役立つのが、Excelの「プルダウン」機能です。プルダウンを使えば、あらかじめ用意された選択肢から選ぶだけで入力が完了し、作業効率が格段に向上します。この記事では、初心者の方にも分かりやすく、エクセルでプルダウンを作成する方法を3つご紹介します。
1. リストからプルダウンを作成する方法
最も基本的なプルダウンの作成方法です。
- プルダウンを表示させたいセルを選択します。
- リボンの「データ」タブにある「データの入力規則」をクリックします。
- 「データの入力規則」ダイアログボックスが開いたら、「設定」タブを選択します。
- 「入力の種類」で「リスト」を選択します。
- 「元の値」欄に、プルダウンに表示させたい選択肢を入力します。選択肢と選択肢の間は、半角のカンマ（,）で区切ります（例：りんご,みかん,バナナ）。または、あらかじめ選択肢を入力したセル範囲を「元の値」欄に指定することもできます。その場合は、入力範囲を選択し、OKをクリックします。
- OKをクリックして、プルダウンの完成です。選択したセルをクリックすると、プルダウンが表示され、選択肢を選ぶことができます。
2. 別のシートのリストからプルダウンを作成する方法
プルダウンの選択肢が大量にある場合や、選択肢を別のシートで管理したい場合に便利な方法です。
- プルダウンの選択肢を別のシートに入力します（例：Sheet2に「商品の種類」というリストを作成）。
- プルダウンを表示させたいセルを選択し、上記の手順1～4を行います。
- 「元の値」欄に、別のシートの選択肢が入力されているセル範囲を指定します（例：Sheet2!A1:A10）。
- OKをクリックして、プルダウンの完成です。これで、別のシートにリストが作成されていても、プルダウンに反映されます。
3. 名前定義を利用してプルダウンを作成する方法
名前定義を活用すると、選択肢の変更や管理がさらに簡単になります。
- プルダウンの選択肢が入力されているセル範囲を選択します。
- リボンの「数式」タブにある「名前の定義」をクリックします。
- 「新しい名前」ダイアログボックスが開いたら、「名前」欄にプルダウンに付ける名前を入力します（例：商品リスト）。「参照範囲」には、選択したセル範囲が表示されていることを確認し、OKをクリックします。
- プルダウンを表示させたいセルを選択し、上記の手順1～4を行います。
- 「元の値」欄に、先ほど定義した名前を入力します（例：=商品リスト）。
- OKをクリックして、プルダウンの完成です。名前定義を使うことで、選択肢が変更された場合も、プルダウンの設定を修正する必要がなく、自動的に反映されます。
注意点・コツ
- プルダウンに表示される選択肢は、文字列だけでなく、数値や日付なども設定できます。
- プルダウンの入力規則で、エラーメッセージや入力時のメッセージを設定することも可能です。
- プルダウンのリストを非表示にしたい場合は、リストが入力されているセル範囲を非表示にすると良いでしょう。
まとめ
この記事では、Excelでプルダウンを作成する3つの方法をご紹介しました。プルダウンを効果的に活用することで、データ入力の効率化と正確性の向上につながります。今回ご紹介した方法を参考に、ご自身の業務に合わせて最適なプルダウンを作成し、Excel作業をより快適に進めてください。