「暮らしの方法まとめ」記事「もらった名刺 保管 方法」
名刺って、もらうと嬉しいけれど、どう保管したら良いのか悩みますよね？ 気がつくと机の引き出しに眠っていたり、どこにいったか分からなくなったり…。 そこで今回は、もらった名刺を整理し、必要な時にすぐに見つけられる、おすすめの保管方法を3つご紹介します。
1. 名刺ファイルで整理整頓
最も一般的な方法として、名刺ファイルを使う方法があります。名刺ファイルは、透明なポケットに名刺を一枚ずつ収納できるので、見やすく、整理しやすいのがメリットです。
- 選び方のポイント: ポケットの数が十分にあるか、丈夫なファイルか、デザインも好みかなどを考慮して選びましょう。
- 整理のコツ: 会社名や五十音順、業種別など、自分にとって分かりやすい方法で分類しましょう。付箋やインデックスを活用すると、さらに見つけやすくなります。
2. 名刺管理アプリの活用
スマートフォンの普及に伴い、名刺管理アプリも人気を集めています。アプリを使えば、名刺を写真に撮るだけで、氏名や会社名などの情報を自動でデータ化してくれます。
- 選び方のポイント: 無料のアプリから有料のアプリまで、様々な種類があります。OCR機能の精度、検索機能、他のツールとの連携などを比較検討しましょう。
- 整理のコツ: データ化した後、必要に応じて情報を修正したり、メモを追加したりして、自分だけのデータベースを作りましょう。
3. スキャナーとデータ化
名刺の枚数が多い場合や、デジタルデータとして保存したい場合は、スキャナーを使って名刺をデータ化する方法がおすすめです。
- 選び方のポイント: 名刺スキャナーは、コンパクトで手軽に使えるものから、大量の名刺を効率的にスキャンできるものまであります。
- 整理のコツ: スキャンしたデータは、クラウドストレージやパソコンに保存し、ファイル名やフォルダ分けなどで整理しましょう。
注意点・コツ
名刺を保管する際の注意点や、より効果的に活用するためのコツをいくつかご紹介します。
- 定期的な整理: 定期的に名刺を整理し、不要な名刺は処分しましょう。
- 情報の更新: 異動や退職などで情報が変更された場合は、名刺ファイルやアプリの情報を更新しましょう。
- バックアップ: 大切な名刺データは、紛失に備えてバックアップをとっておきましょう。
- 個人情報の保護: 名刺に記載されている個人情報は、適切に管理し、プライバシー保護に配慮しましょう。
まとめ
今回は、もらった名刺の保管方法について、3つの方法と注意点をご紹介しました。自分のライフスタイルや名刺の量に合わせて、最適な方法を選び、名刺を有効活用しましょう。 名刺を整理することで、人脈管理もスムーズになり、ビジネスチャンスを逃さないことにも繋がります。