Wordファイルをメールで送る方法：初心者向け完全ガイド
仕事でもプライベートでも、Wordで作った書類をメールで送る機会は多いですよね。「Wordファイルをメールで送りたいけれど、どうすればいいのか分からない…」そんな悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか？ この記事では、Wordファイルをメールで送る方法を、初心者の方にも分かりやすく解説します。Wordファイルの基本的な送り方から、添付ファイルが正しく表示されない場合の対処法まで、具体的な手順を３つの方法でご紹介します。さあ、Wordファイルをスムーズに送れるように一緒に学んでいきましょう！
1. Wordから直接メールを作成する方法
Wordには、作成した文書を直接メールとして送信できる機能があります。
- Wordで送信したいファイルを開きます。
- 「ファイル」タブをクリックし、「共有」を選択します。
- 「メール」をクリックし、「添付ファイルとして送信」または「PDFとして送信」を選択します。
- メールソフトが起動し、添付ファイル付きの新しいメールが開きます。
- 宛先や件名、本文を入力し、「送信」ボタンをクリックすれば完了です。
この方法は、Word上で編集した内容をすぐにメールで送りたい場合に便利です。
2. メールソフトからファイルを添付する方法
多くの人が普段から使用しているメールソフト（Gmail、Outlookなど）から、Wordファイルを添付する方法です。
- メールソフトを起動し、「新規作成」または「メール作成」ボタンをクリックします。
- 宛先、件名、本文を入力します。
- 「添付ファイル」ボタンをクリックし、Wordファイルが保存されている場所（デスクトップ、ドキュメントなど）からファイルを選択します。
- 添付ファイルが表示されていることを確認し、「送信」ボタンをクリックします。
この方法は、すでにメールソフトを開いている場合や、複数のファイルをまとめて送りたい場合に役立ちます。
3. ファイル形式を変更して送る方法 (PDF変換)
相手の環境によっては、Wordファイルが正しく表示されない場合があります。そのような場合は、PDF形式に変換して送ることをおすすめします。PDFは、多くのデバイスで同じように表示されるため、互換性の問題が起こりにくくなります。
- Wordで送信したいファイルを開きます。
- 「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
- 保存場所を選択し、ファイルの種類を「PDF (*.pdf)」に変更します。
- 「保存」ボタンをクリックします。
- 作成されたPDFファイルを、上記の方法2の手順でメールに添付して送信します。
注意点・コツ
- ファイルサイズに注意: 大きすぎるファイルは、送信に時間がかかったり、相手が受信できなかったりする場合があります。どうしてもファイルサイズが大きい場合は、圧縮ソフトで圧縮するか、ファイル共有サービスを利用するなどの工夫をしましょう。
- ファイル名: ファイル名は、相手に分かりやすいものにしましょう。日付や内容を具体的に記述すると、相手がファイルを探しやすくなります。
- パスワード付きZIP: 機密性の高い情報を含むファイルを送る場合は、パスワード付きのZIPファイルにしてセキュリティを高めるのも良いでしょう。
まとめ
今回は、word メール で 送る 方法を３つのステップで解説しました。状況に合わせて最適な方法を選び、Wordファイルをスムーズに送ることができるようになりましょう。ファイルを送る際の注意点も参考に、相手に気持ちよく受け取ってもらえるようなメールを心がけてください。