SharePointの容量不足に悩んでいませんか？ファイルがアップロードできなくなったり、不要なファイルを探したり、容量を気にしながら作業するのは、大変ですよね。この記事では、SharePointの容量を確認する3つの方法を、初心者の方にも分かりやすく解説します。容量の確認方法を知ることで、スムーズなファイル管理ができるようになり、SharePointをより快適に利用できるようになります。
1. サイトの容量を確認する
SharePointでは、各サイト（またはチームサイト）ごとに割り当てられた容量があります。まずは、自分が利用しているサイトの容量を確認しましょう。
- SharePointサイトにアクセスします。
- サイトの設定を開きます。 サイトの右上にある歯車アイコンをクリックし、「サイト情報」を選択します。
- 「サイト情報の表示」画面で、「ストレージの割り当て」を確認します。 ここで、現在の使用量と割り当てられた容量を確認できます。パーセント表示で、どれくらい容量を使用しているかも一目でわかります。
2. サイトコレクション全体の容量を確認する（管理者向け）
SharePoint管理者であれば、サイトコレクション全体の容量を確認できます。これは、より包括的な視点で容量状況を把握するのに役立ちます。
- SharePoint管理センターにアクセスします。 Office 365の管理者アカウントでログインする必要があります。
- 「アクティブなサイト」または「サイト」のセクションに移動します。
- 確認したいサイトコレクションを選択し、詳細情報を表示します。 ここで、サイトコレクション全体のストレージ使用量と、個々のサイトの使用状況を確認できます。
3. 個々のファイルのサイズを確認する
容量を圧迫している原因を探るために、個々のファイルのサイズを確認することも有効です。
- SharePointサイトで、ファイルが保存されているライブラリに移動します。
- ファイルの一覧表示モードで、ファイル名などのヘッダー行にある「サイズ」列を表示します。 「サイズ」が表示されていない場合は、列の表示設定を変更して表示するように設定できます。
- 「サイズ」列で、ファイルごとのサイズを確認します。 大きなサイズのファイルがあれば、不要な場合は削除したり、圧縮したりすることを検討しましょう。
注意点・コツ
- 不要なファイルを削除する： 定期的に不要なファイルを削除し、容量を空けましょう。特に、古いバージョンやバックアップファイルは、容量を圧迫しがちです。
- ファイル圧縮： ファイルサイズを小さくするために、PDFや画像を圧縮することを検討しましょう。
- バージョン管理： ファイルのバージョン管理設定を確認し、不要なバージョンを削除することも効果的です。
- 管理者への相談： 容量不足が深刻な場合は、SharePointの管理者（会社の情報システム部門など）に相談し、追加の容量割り当てや、より効率的な運用方法についてアドバイスをもらいましょう。
まとめ
この記事では、SharePointの容量を確認する3つの方法を紹介しました。サイトの容量確認、サイトコレクション全体の確認（管理者向け）、個々のファイルのサイズ確認を実践することで、SharePointの容量を効率的に管理し、快適な利用を実現できます。定期的な容量チェックと、適切なファイル管理を心がけましょう。